Política para el Tratamiento de Datos Personales

DISCOLACTEOS S.A.S. sociedad colombiana identificada con NIT No. 900081422-6 en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, que regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la empresa.

Por ello esta empresa garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y asegura el correcto ejercicio de los derechos de habeas data, en el tratamiento de los datos personales; en consecuencia, todas las actuaciones de DISCOLACTEOS S.A.S., se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Las personas que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales y laborales sean ocasionales, transitorias o permanentes, que suministren cualquier tipo de información o datos de carácter personal a DISCOLACTEOS S.A.S., tendrán derecho a conocerlos y modificarlos.

1. ALCANCE

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, DISCOLACTEOS S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento de datos personales:

2. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

A) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

B) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

C) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

D) Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

E) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

F) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

G) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

H) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

I) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

J) Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

K) Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

L) Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

M) Empresa: Hace referencia a DISCOLACTEOS S.A.S.

3. PRINCIPIOS

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 determina que es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política.

En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente en la materia.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012.

4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DISCOLACTEOS trata los datos personales de sus grupos de interés de la siguiente manera:

4.1 RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que DISCOLACTEOS capta de los diferentes grupos de interés se obtienen en virtud de las relaciones establecidas para el desarrollo de su objeto social. Dichos datos personales pueden ser recolectados de manera física y digital previa autorización otorgada por parte del Titular de manera clara, expresa e informada.

En algunos casos se solicitan datos sensibles y de menores de edad, los cuales son de libre y voluntaria entrega por parte del Titular del dato o de su representante legal.

DISCOLACTEOS puede utilizar sin previa autorización del Titular los datos públicos, entendiendo que aquellos se encuentran contenidos en documentos públicos.

4.2 USO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que se identifican dentro de cada grupo de interés de DISCOLACTEOS, son captados, recolectados, custodiados, organizados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos y gestionados de acuerdo con las siguientes finalidades:

4.2.1 FINALIDADES GENERALES PARA TODOS LOS GRUPOS DE INTERÉS

Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por DISCOLACTEOS.

Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.

Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual de naturaleza comercial, civil o laboral y cualquier otra que surja entre las partes en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de DISCOLACTEOS.
Transmitir los datos personales del Titular a Terceros incluso fuera del país, con quienes realice alianzas o contratos para fines administrativos, comerciales y operativos comprendidos dentro de su objeto social.
Compartir los datos personales con aliados comerciales, para el ofrecimiento de servicios que puedan ser de interés del Titular.
Monitorear a través de sistemas de video vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de DISCOLACTEOS, sus agencias, sedes, sucursales y en aquellos establecimientos de sus entidades filiales, escindidas, subordinadas o controladas o en las que DISCOLACTEOS tenga participación patrimonial o sean afines, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas con las que se tenga algún relacionamiento.
Perfilar y controlar el acceso a programas, aplicativos y/o dispositivos tecnológicos utilizados por DISCOLACTEOS.
Controlar el ingreso y salida del personal a las instalaciones o infraestructura física de propiedad de la Empresa o en donde tenga operaciones.
Brindar asistencia técnica y/o atención referente a quejas, solicitudes y/o sugerencias de los productos o servicios ofrecidos o de interés general.
Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para la toma de decisiones corporativas, estratégicas o comerciales.
Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, información y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por DISCOLACTEOS o alguna de sus marcas, unidades de negocio y/o establecimientos de comercio asociados, así como de sus entidades filiales, subordinadas o controladas.
Consultar y tratar los datos personales para la realización de evaluaciones y/o seguimiento de la calidad del producto recibido o entregado que permitan tomar decisiones.
Informar, ofrecer y ejecutar los programas o eventos corporativos, educativos recreativos o comerciales desarrollados por las diferentes áreas de DISCOLACTEOS o por terceros aliados.
Tratar datos sensibles así: publicar y divulgar el uso de imágenes, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas, entre otras, captadas del Titular con el fin de obtener la evidencia de la asistencia y participación a los eventos y programas realizados por las diferentes áreas de DISCOLACTEOS.
Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercadeo de los servicios prestados y los productos ofrecidos por DISCOLACTEOS.
Recolectar, registrar, gestionar y actualizar los datos personales con la finalidad de informar, controlar, atender y acreditar las actividades y su condición con la Empresa.

4.2.2 FINALIDADES PARA CANDIDATOS A PUESTOS VACANTES, TRABAJADORES, PRACTICANTES Y APRENDICES

Establecer y gestionar el proceso de selección que adelante DISCOLACTEOS en todas sus etapas (reclutamiento, análisis de perfiles, entrevistas, pruebas técnicas y psicotécnicas, valoraciones y notificaciones).
Establecer y gestionar la relación laboral.
Crear la historia laboral y la historia médico ocupacional del Trabajador directo, en misión, practicante y aprendiz.
Identificar peligros y realizar la valoración y control de los riesgos laborales, con el fin de prevenir accidentes e incidentes de trabajo, emergencias y enfermedades
Expedir certificados laborales.
Realizar visitas domiciliarias y entrevistas con el objetivo de verificar la composición del núcleo familiar, nivel socioeconómico, distribución de espacios sociales, conducta personal, análisis del entorno familiar y social.
Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en DISCOLACTEOS.
Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de DISCOLACTEOS.
Realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.
Tratar datos sensibles como los relativos a la salud y biométricos como huellas digitales y el rostro.
Tratar los datos para aplicar los procedimientos administrativos necesarios a fin de establecer y mantener la relación laboral.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de DISCOLACTEOS S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Para la administración de información sobre el entorno familiar de los trabajadores esto es, esposo(a) y/o compañero(a) permanente, hijos(as), padres y demás personas a su cargo.

4.2.3 FINALIDADES PARA MENORES DE EDAD

Los datos personales de los menores de edad son tratados por DISCOLACTEOS, salvaguardando siempre los derechos e intereses superiores del menor y para su uso es indispensable la autorización de los representantes legales de éste. Las finalidades son las que a continuación se indican:

PARA EL CASO DE PARTICIPACIÓN DE MENORES DE EDAD EN EVENTOS Y ACTIVIDADES

Recolectar, almacenar, conservar y transmitir los datos personales que sean necesarios para participar en el evento o la actividad antes mencionada.

Tomar registros fotográficos y/o fílmicos del menor, los cuales son considerados datos sensibles, hacer uso, fijación, reproducción, transmisión o radiodifusión de los mismos y comunicación al público a través de las redes sociales, página web institucional e inclusive para la publicación en medios impresos y/o publicitarios.

PARA EL CASO DE VINCULACIÓN A UNO DE NUESTROS GRUPOS DE INTERÉS

Le son aplicables todas las finalidades generales y las descritas para el grupo de interés al que pretenda vincularse.

DISCOLACTEOS como responsable del tratamiento de los datos, respeta y responde por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes asegurando sus derechos fundamentales, para ello escucha su opinión y la valora, teniendo en cuenta la madurez, autonomía, capacidad de entendimiento y comprensión de las consecuencias que conlleva el tratamiento; en caso de ser necesario el tratamiento de sus datos personales, se toma la autorización respectiva del Representante legal de los niños, niñas y adolescentes velando siempre por el uso adecuado de los datos personales.

Así mismo, se informa que no es obligación otorgar la autorización, toda vez que los datos personales sobre los que versa la misma, se consideran datos sensibles según la legislación vigente.

4.2.4 FINALIDADES PARA PRODUCTORES DE LECHE

Frente al tema de proveedores son aplicables las finalidades generales indicadas en el numeral “4.2.1 FINALIDADES GENERALES PARA TODOS LOS GRUPOS DE INTERÉS”

Para el caso del grupo de interés de Proveedores de Leche, adicionalmente se tienen las siguientes finalidades:

Presentar, comunicar y ofrecer productos y servicios de asesorías agroindustriales y/o asistencia técnica que sean brindadas por DISCOLACTEOS y/o por terceros aliados.

Recolectar y registrar los datos personales del Productor de leche y su núcleo familiar con el fin de ofrecer e informar los programas realizados por las diferentes áreas de La Empresa o por terceros aliados.

4.2.5 FINALIDADES PARA CLIENTES CRÉDITO

Obtener, comparar, evaluar y consultar en las centrales de información de la Superintendencia Financiera de Colombia, Datacrédito o cualquier otra fuente, la información y referencias relativas a su comportamiento crediticio y capacidad de endeudamiento.
Reportar a las centrales de información de la Superintendencia Financiera de Colombia, Datacrédito o cualquier otra fuente, la información relacionada con el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias, conforme a lo estipulado en la Ley 1266 de 2008 y 2157 de 2021.

4.2.6 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, en materia de protección de datos personales, se consideran datos sensibles los “que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

Ante un tratamiento eventual de este tipo de datos, DISCOLACTEOS acata las limitaciones legales estipuladas para este tratamiento y se asegura de que el Titular de la información sensible haya autorizado el tratamiento de forma clara, previa y expresa.

Igualmente, tendrá en cuenta los casos de excepciones en el tratamiento de datos sensibles cuando: (i) Sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; (ii) Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; y (iii) tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento que DISCOLACTEOS efectúa de los datos sensibles se lleva a cabo bajo las siguientes reglas:

Tiene especial atención y refuerza su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, por lo que mantiene una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.
Establece los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar la información de forma adecuada, con niveles de restricción de acceso para el personal de DISCOLACTEOS y de terceros.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES CAPTURADOS POR SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

DISCOLACTEOS utiliza un sistema de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes a nivel nacional, con la finalidad de garantizar la seguridad de las instalaciones y las personas, es por ello que informamos de la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia, todos ubicados de forma estratégica para su fácil identificación. No se tienen cámaras instaladas en lugares donde la recolección de imágenes y en general, el tratamiento de estos datos pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.

La autorización se determina por conducta inequívoca de parte del Titular, al efectuar el ingreso a las sedes y demás establecimientos de comercio de propiedad de DISCOLACTEOS.

4.3 CIRCULACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

DISCOLACTEOS solo comparte los datos personales con terceros encargados con los que tenga alianzas y/o acuerdos comerciales siempre que cuente con la debida autorización del Titular, es decir, que este haya otorgado su consentimiento para realizar transmisión y/o transferencia, o que dichas acciones sean requeridas o autorizadas por la ley o una autoridad judicial.

DISCOLACTEOS tiene establecido en los contratos de transmisión de datos que se celebren con los Encargados, cláusulas que establecen el deber de estos de garantizar la seguridad y la privacidad de la información del Titular.

Dentro de esos lineamientos mínimos están los siguientes:

Garantizar el cumplimiento de la Ley y la presente Política de tratamiento de datos.
Cumplir con los principios que tutelan el tratamiento de datos personales.
Contar con políticas y procedimientos en torno a la seguridad de la información.
Notificar de manera inmediata a DISCOLACTEOS, cuando se presente un incidente de seguridad que involucre la información entregada
Notificar a DISCOLACTEOS de cualquier requerimiento que reciba de las autoridades competentes que impliquen la divulgación de datos personales.
Atender de forma oportuna y apropiada las solicitudes que le haga DISCOLACTEOS en relación con el tratamiento de los datos personales sujetos a la transmisión.

4.4 CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

DISCOLACTEOS dispone de recursos técnicos, administrativos y humanos que garantizan la integridad, confidencialidad y disponibilidad de sus bases de datos. Es así como la información está siempre protegida de pérdida, acceso, modificación, divulgación o uso indebido.

Con el fin de evitar el acceso no autorizado o divulgación, se tienen establecidos procedimientos que se valen de herramientas físicas, electrónicas y administrativas apropiadas para salvaguardar y asegurar la información que recopilamos en forma física y digital.

4.5 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DATOS PERSONALES

La vigencia de los datos personales que DISCOLACTEOS recolecta, almacena, usa o circula en sus bases de datos se extiende por el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, DISCOLACTEOS procede a la supresión de los datos personales en su posesión.

Dicha supresión se efectúa en consideración a los procedimientos y políticas establecidos en el área de Archivo, poniendo de presente que en lo que respecta a la eliminación de datos personales que se encuentren en formatos físicos se hace a través de un tercero idóneo para realizar dicha actividad.

No obstante, lo anterior, los datos personales se conservan cuando se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, atendiendo a las disposiciones aplicables en materia administrativa, contable, fiscal e histórica

5. DESARROLLO

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

DISCOLACTEOS S.A.S. actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, tiene a disposición su personal quienes están obligados a cumplir estas políticas y deben, respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
Obtener copia de la autorización otorgada para su tratamiento.
Posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación de la información a los titulares.
El usuario será el único responsable por el diligenciamiento de los formularios con datos falsos, inexactos, incompletos o no actualizados.
Cualquier cesión a terceros de los datos personales de los usuarios, será comunicada debidamente a los afectados especificando la identidad de los cesionarios y la finalidad con que se van a tratar los datos que se ceden.

6. AUTORIZACIÓN

DISCOLACTEOS S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por DISCOLACTEOS, tales como:

Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por esta empresa.
De forma oral, a través de una conversación telefónica o digital.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, DISCOLACTEOS S.A.S., informará al Titular:

Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, DISCOLACTEOS S.A.S. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, DISCOLACTEOS S.A.S. realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, ésta empresa deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

En el caso de los menores de edad que son vinculados mediante convenio para las prácticas, se cumplirá con el requisito de autorización mencionado anteriormente, y a su vez manejará la información remitida por la entidad educativa que remita al menor de edad. Cabe reiterar que la finalidad del tratamiento de la base de datos de menores de edad vinculados a DISCOLACTEOS S.A. por el SENA, que son los estudiantes de Colegios, tiene como premisa dar cumplimiento a lo establecido en el Convenio 055 de 2015 en la afiliación de los estudiantes que realicen sus prácticas como requisito para culminar sus estudios u obtener un título o certiﬁcado de técnico laboral por competencias.

9. NORMATIVIDAD APLICABLE

Esta política de protección de datos personales y el formato de autorización, se rigen por lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1074 de 2015), el Decreto 1727 de 2009 y las demás normas que modifiquen dichas disposiciones.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Como Titular de información de tipo personal que reposa en las Bases de Datos de DISCOLACTEOS, el Titular podrá ejercer el derecho de habeas data directamente, por medio de apoderado o por el causahabiente del Titular, quien deberá acreditar tal calidad, con el objeto de:

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales suministrados a DISCOLATEOS o a sus Encargados. Este derecho lo podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISCOLATEOS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por DISCOLATEOS o sus Encargados, previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante las SIC quejas por infracciones que considere que DISCOLATEOS o sus Encargados hayan cometido frente a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 o en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento DISCOLATEOS no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento.

A continuación, se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que usted puede hacer valer a través del ejercicio de su derecho de Habeas Data:

Derecho de Conocimiento y/o Acceso.

Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de DISCOLATEOS en los términos expresados en la norma que rige para esta materia, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los encargados.

En cuanto al derecho al acceso: El Titular de los datos personales, tendrá derecho a acceder en forma gratuita a estos.

En cuanto al derecho a conocer y/o consultar: El Titular podrá hacer de forma gratuita (i) una vez al mes y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas y procedimientos de tratamiento.

Derecho de Actualización.

Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por DISCOLATEOS como datos personales en los términos expresados en la norma.

Derecho de Rectificación.

Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los Titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

Solicitud de supresión o cancelación del dato.

El Titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar aportando, si es del caso, la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en las bases de datos o archivos.

Igualmente, el Titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los Titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el Titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederán cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

10.1 Procedimientos para el ejercicio del derecho de habeas data.

DISCOLATEOS como responsable del tratamiento de datos personales de los distintos grupos de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de Habeas Data, ha determinado que la Unidad de Cumplimiento es el área responsable de tramitar las consultas y reclamos que en materia de protección de datos personales se presenten.

10.1.1 Canales de atención habilitados

Correo electrónico: Podrá dirigirse vía correo electrónico, a protecciondedatos@discolacteos.com

Domicilio Principal: Podrá dirigirse al área de la Unidad de Cumplimiento, ubicada en la Cra. 17 No. 59 –51 Int. 5 Parq. Industrial Palenque. Girón, Santander, Colombia – horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm Teléfono: 6158088 extensión 103.

10.1.2 Procedimiento de consultas y reclamos

A continuación, se describen los detalles del procedimiento que garantiza el correcto ejercicio de sus derechos como Titular de los datos personales.

10.1.2.1 Generalidades

Con el fin de ejercer el derecho de habeas data se deberá cumplir con los siguientes requisitos según sea el caso.

Ejercicio del derecho por parte del Titular de los datos personales:

Para ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, el Titular podrá hacerlo de forma escrita o por teléfono a través de los medios habilitados por DISCOLATEOS según sea el caso, acompañando dicha solicitud de su firma indicando además el correo electrónico o la dirección donde desee recibir la respuesta y copia de la identificación personal, documento similar o análogo que permita validar la Titularidad.

Ejercicio del derecho de habeas data de menores de edad o a través de apoderado:

El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.

Por medio de apoderado: Para esto se deberá adjuntar un poder especial o general debidamente autenticado. Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al Titular sin que este aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada.

Ejercicio del derecho de habeas data por parte del Causahabiente del Titular:

Este deberá presentar el documento que acredite el fallecimiento del Titular de los datos, además del documento que lo acredite como causahabiente del este.

Contenido de la respuesta e información suministrada por parte de DISCOLATEOS:

Toda información que se brinde al Titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.

Requisito de procedibilidad:

El Titular, su apoderado o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DISCOLACTEOS. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de habeas data por parte de DISCOLACTEOS, el Titular, apoderado o causahabiente podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales por parte de DISCOLACTEOS.

10.1.2.2 Consultas.

El Titular de los datos podrá elevar consultas que tengan como objeto conocer:

La información de tipo personal que de él reposa o esté vinculada en las bases de datos de propiedad de DISCOLACTEOS.
El origen de los datos, o cualquier otro dato personal que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento.
A quienes se ha transmitido y/o transferido sus datos de carácter personal o a quien se pretende comunicar los mismos.

Medio: La consulta se deberá formular por los canales autorizados previamente como: página web, correo electrónico o directamente ante el área designada para resolver estas solicitudes.

Tiempo de atención: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha del recibo de la solicitud.

Prórroga: En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Información a suministrar: Cuando los Titulares de datos personales realicen una consulta sobre su información de tipo personal, DISCOLACTEOS, en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al Titular de la información.

En los casos en que las consultas por un mismo Titular de los datos personales, exceda a una (1) por cada mes calendario, se generará un cobro limitado a los gastos de envío, reproducción o certificación de documentos.

10.1.2.3 Reclamos

El Titular de los datos podrá presentar reclamos que tengan como objeto:

Corregir, actualizar o suprimir los datos personales.
Cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los derechos contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar el reclamo ante DISCOLACTEOS o el encargado del tratamiento.

Medio: El reclamo se deberá formular por los canales habilitados por DISCOLACTEOS, indicados en la presente política.

Condiciones para atender el reclamo: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física o de correo electrónico a la que desee se le envié la respuesta, acompañando de los documentos que se quiera hacer valer.

Tiempo de atención: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Prórroga: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo con información incompleta: Si el reclamo resulta incompleto, es decir que le falta alguna de las condiciones antes anotadas, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.

Desistimiento del reclamo por parte del interesado: Si el reclamo se ha presentado de forma incompleta y se notificó oportunamente para que se subsanara el error y el solicitante no ha dado respuesta dentro de los dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Competencia para responder: En caso de que DISCOLACTEOS reciba un reclamo por parte de un Titular de información y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

11. VIGENCIA

Esta política de protección de datos personales está vigente desde el 1 de Junio de 2023.

12. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DISCOLACTEOS S.A.S. se encuentra ubicada en la Carrera 17 No. 59 – 51 Interior 5 del Parque Industrial el Palenque en el Municipio Girón. Teléfono: 6158088. Correo electrónico para la protección de datos personales: protecciondedatos@discolacteos.com

Además de nuestra oficina principal, DISCOLACTEOS S.A.S. cuenta con otras oficinas comerciales, ubicadas en distintas municipalidades:

MUNICIPIO	DIRECCIÓN	TELÉFONO
Ocaña	Calle Séptima No. 29 -113 Local 3 Barrio la Primavera	3102807371
San Gil	Kilómetro 1 vía san gil Bogotá – unidad 3 local107 – Edificio zona y la isla Pinchote.	3134339504
Planta productora de queso en el Corregimiento Morrison – Cesar	Vía 4 Bocas Lote 1 Bloque 11	3176353904

Los cambios realizados a la presente política han sido los siguientes:

FECHA	MODIFICACIÓN	ELABORACIÓN DE LOS CAMBIOS
02/01/2017	Elaboración de la política	MONICA BASTO TRIANA
05/10/2022	Actualización de la clase societaria, DISCOLÁCTEOS pasó de ser una Sociedad Anónima a una Sociedad por Acciones Simplificada S.A.S., adicionalmente se efectuaron modificaciones de ley.	LAURA DIAZ
30/09/2023	Actualización normativa y según las circulares de la Superintendencia.	LAURA DIAZ

En constancia se firma el 30 de Septiembre de 2023

LAURA MARCELA DIAZ NARVÁEZ

APODERADA GENERAL

DISCOLACTEOS S.A.S.